Factures fournisseurs dans la boîte mail, contrats stockés sur un serveur local, bulletins de paie archivés dans un dossier partagé dont personne ne retrouve le chemin : la réalité documentaire de la plupart des entreprises ressemble à un puzzle éparpillé. La gestion électronique des documents (GED) répond à ce problème en regroupant tous les fichiers dans un espace unique, structuré et accessible.
Deltic propose des solutions GED adaptées aux PME comme aux grandes structures, avec deux plateformes complémentaires, Zeendoc et Docuware, qui couvrent la dématérialisation et l’automatisation des flux documentaires.
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Capture multicanal : le point de départ d’une GED qui fonctionne
Avant de classer ou d’automatiser quoi que ce soit, il faut d’abord récupérer les documents. C’est la capture multicanal qui détermine si votre GED sera réellement utilisée ou contournée par les équipes.
Concrètement, une facture peut arriver par e-mail en PDF, un bon de livraison peut être scanné depuis un copieur, un contrat peut être déposé depuis un formulaire web. Si la solution oblige à tout réimporter manuellement, le gain de temps disparaît. Zeendoc et Docuware centralisent ces flux entrants quel que soit leur canal d’origine. Le document entre dans le système, il est identifié par reconnaissance optique (OCR), puis indexé automatiquement.
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L’OCR ne se contente pas de « lire » le texte. Elle extrait les données utiles (montant, date, numéro de facture, nom du fournisseur) et les associe au bon dossier. Le classement se fait sans intervention manuelle, ce qui réduit les erreurs d’aiguillage et libère du temps pour les tâches à plus forte valeur.
Automatisation des workflows documentaires en entreprise
Vous avez déjà remarqué combien de temps une facture peut rester en attente de validation simplement parce qu’elle dort dans la boîte mail du bon interlocuteur ? Les circuits de validation manuels créent des goulets d’étranglement silencieux.
Une GED bien configurée déclenche des workflows automatiques. Par exemple : une facture fournisseur arrive, elle est capturée, puis transmise au responsable achats pour vérification, ensuite au service comptable pour règlement. Chaque étape est tracée, chaque délai est visible. Si un maillon tarde, le système peut envoyer une relance.
Ce mécanisme s’applique aussi aux dossiers RH (demandes de congés, notes de frais), aux contrats commerciaux ou aux documents réglementaires. L’idée n’est pas de remplacer les décisions humaines, mais d’éliminer les relances manuelles et les oublis qui ralentissent le traitement.
Intégration avec les outils métiers existants
Un workflow documentaire n’a de sens que s’il communique avec les logiciels déjà en place. Les solutions proposées par deltic s’interfacent avec la plupart des ERP et logiciels comptables du marché. Une facture validée dans la GED peut être automatiquement enregistrée dans le système comptable, sans double saisie.
Cette compatibilité évite un écueil fréquent : adopter un outil supplémentaire qui fonctionne en silo et oblige les équipes à jongler entre plusieurs interfaces.
Conformité RGPD et sécurité des documents sensibles
La centralisation documentaire pose une question légitime : que se passe-t-il si toutes les données sont au même endroit et qu’un incident survient ?
Zeendoc et Docuware intègrent des mécanismes de sécurité à plusieurs niveaux. L’archivage sécurisé conserve les documents dans des espaces protégés, avec gestion fine des droits d’accès. Un collaborateur du service commercial n’a pas besoin d’accéder aux bulletins de paie, et inversement.
La conformité RGPD est intégrée nativement dans ces plateformes. Cela inclut la traçabilité des accès, la gestion des durées de conservation et la possibilité de supprimer des données personnelles sur demande. Pour les factures électroniques, les standards réglementaires en vigueur sont également respectés.
- Les droits d’accès sont paramétrables par service, par rôle ou par utilisateur, ce qui limite l’exposition des données sensibles aux seules personnes habilitées.
- L’historique des modifications et des consultations est conservé, ce qui facilite les audits internes ou les contrôles externes.
- Les documents sont hébergés dans des environnements protégés contre les pertes accidentelles (sauvegarde, redondance), à l’abri des détériorations physiques que subissent les archives papier.
Recherche documentaire avancée : retrouver un fichier en quelques secondes
La centralisation ne vaut rien si retrouver un document prend autant de temps qu’avant. C’est la recherche avancée qui fait la différence au quotidien.
L’indexation fine permet de chercher un document par son contenu (un nom, un montant, une date), pas seulement par son titre de fichier. Quelques secondes suffisent pour localiser une pièce parmi des milliers, en combinant plusieurs critères.
Pour une équipe comptable qui traite des centaines de factures par mois, ou un service juridique qui gère des dizaines de contrats actifs, cette rapidité d’accès change la cadence de travail. Les demandes internes du type « tu peux me retrouver le contrat signé en mars ? » ne mobilisent plus personne pendant vingt minutes.
Accompagnement Deltic : du diagnostic à la prise en main
Installer un logiciel de GED ne suffit pas à transformer les pratiques. Le passage d’une gestion documentaire éclatée à un système centralisé suppose un travail de diagnostic préalable : quels sont les flux existants, quels services sont concernés, quelles sont les contraintes réglementaires propres à l’activité.
Deltic intervient dès cette phase d’analyse et reste présent après la mise en service. L’accompagnement couvre la configuration initiale, la formation des utilisateurs et le support en cas de blocage.
- Le diagnostic initial identifie les processus documentaires à automatiser en priorité, en fonction du volume et de la criticité des flux.
- La formation est adaptée au niveau technique des utilisateurs, pour que la prise en main soit rapide sans nécessiter de compétences informatiques avancées.
- Le suivi après déploiement garantit que la solution reste alignée avec l’évolution des besoins de l’entreprise, qu’il s’agisse d’ajouter un nouveau type de document ou de connecter un nouvel outil métier.
Que l’entreprise compte une dizaine de collaborateurs ou plusieurs centaines, Deltic ajuste le périmètre de la solution. Une PME qui traite quelques dizaines de factures par mois n’a pas les mêmes besoins qu’un groupe qui gère des flux documentaires massifs sur plusieurs sites. Les outils sont les mêmes, mais leur configuration s’adapte à la réalité opérationnelle de chaque structure.
Miser sur une GED structurée aujourd’hui, c’est aussi préparer les échéances à venir. La facturation électronique obligatoire, le renforcement progressif des exigences de traçabilité, la multiplication des audits de conformité : autant de contraintes qui pèsent davantage sur les organisations encore dépendantes du papier ou de fichiers dispersés sur plusieurs supports. Une GED centralisée transforme ces contraintes en processus maîtrisés, sans improvisation.
