Salle de réunion : les conditions obligatoires dans un contrat de location

Vous avez prévu de louer une salle de réunion pour un évènement de votre entreprise ? Notez que le marché permet de trouver facilement le lieu adéquat pour ce type de location. Toutefois, il faut faire attention à ne pas céder à la précipitation pendant la signature du contrat. Prenez note des points obligatoires dans le document pour éviter de mauvaises surprises.

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Un contrat de location d’une salle de réunion doit identifier les parties

Un contrat de location d’une salle de réunion doit indiquer clairement le nom ou la raison sociale du propriétaire. Cela est aussi valable pour votre entreprise qui sera reconnue comme étant le locataire. Dans les deux cas, il faut des coordonnées claires et justes pour la rédaction du document. N’oubliez pas le numéro de SIRET si vous voulez louer une salle de réunion pour votre entreprise. A cela s’ajoutent l’adresse du siège social et le nom du signataire du contrat.

Notez la description détaillée de la salle que vous voulez

L’apparition de cette partie dans le document permet de prévenir les litiges avec le propriétaire des lieux. Il faut alors insister sur les différents points suivants :

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• La surface de la salle en m²
• Le nombre de places assises
• La localisation de la salle
• Les équipements qui vous seront fournis
• L’état général de l’endroit

La présence d’autres espaces est à inclure dans le document comme une salle d’attente ou un coin cuisine.

Insistez sur la durée de la location

La durée d’occupation des lieux doit être définie avec précision pour éviter les soucis. Ainsi, il faut être clair sur les dates et les heures de mise à disposition que vous allez obtenir. Il faut aussi évoquer les éventuelles conditions d’accès anticipé sur les lieux. Cela est aussi valable en cas de prolongation de la durée de location. Les conséquences d’un retard ou d’une occupation prolongée doivent être évoquées dans le contrat.

Le loyer et les modalités de paiement convenu

Le document doit indiquer le coût total HT et TTC sans oublier le taux de TVA. Il faut aussi préciser le mode de calcul surtout si le tarif est basé sur une durée horaire ou journalière mais aussi forfaitaire. Il ne faut pas ignorer les modalités de paiement tout comme les délais de règlement. Le document doit aussi indiquer les conditions d’annulation et les pénalités pouvant s’appliquer en cas de désistement.

Ne négligez pas les responsabilités et les assurances

Une clause sur la responsabilité des parties est indispensable dans le contrat de location. Cela implique la responsabilité du locataire en cas de dégradation ou de pertes, mais aussi de vols. Le document doit aussi préciser l’obligation de souscription à une assurance responsabilité civile. N’oubliez pas les exclusions de responsabilité du propriétaire et la procédure à entamer en cas d’incident.

Notez les conditions d’utilisation de la salle

Les règles d’usage de la salle doivent être précisées dans le document. Notez ainsi l’usage autorisé de l’endroit et le nombre de personnes maximum autorisées. Il faut aussi insister sur les horaires d’utilisation de la salle surtout en cas de restrictions sur un immeuble collectif. Le contrat doit aussi évoquer l’interdiction d’activités nuisibles ou bruyantes. Cela est aussi valable pour la consommation d’alcool sans la permission. Il ne faut pas non plus ignorer le respect du règlement intérieur.

Les clauses en cas de résiliation et de litige

Le contrat que vous allez signer doit indiquer clairement les conditions de résiliation anticipée. Cela implique un délai de préavis dans le cadre d’une annulation. Notez aussi les indemnités à payer pour une éventuelle rupture. Le document doit en outre indiquer la procédure à suivre en cas de force majeure. Ne négligez pas non plus la clause relative aux litiges avec la juridiction compétente en cas de litige. Notez enfin l’éventuelle possibilité de recours à la médiation ou à l’arbitrage avant toute procédure judiciaire.